On peut considérer quatre phases successives dans le dépôt
d’une demande de subvention :
- La prise de contact
- Le dépôt du dossier
- Le suivi de la demande
- Le suivi après réponse du financeur
Conseil : Souvent, les associations réduisent leur action
à la deuxième phase et réduisent ainsi leurs
chances présentes et futures d’obtenir des aides.
A. La prise de contact
Elle constitue une phase importante. Elle peut permettre de
collecter de nombreuses informations et d’établir
un contact « personnel » avec le financeur.
1. Les objectifs
Les objectifs de la prise de contact sont les suivants :
- Recueillir des informations sur le financeur :
Sur ses préoccupations,
Sur ses contraintes.
- Recueillir des informations sur les modalités de
demande :
Procédure de demande,
Modalités de prise de décision, fréquence
des rencontres et des réunions
Délais de prise de décision,
Noms et coordonnées des décideurs et des
contacts.
- Etablir un contact personnel avec le financeur :
Possibilité de se faire connaître,
Possibilité de présenter succinctement le
projet.
2. La méthode
Pour une prise de contact, l’entretien téléphonique
ou direct est souvent préférable à la demande
d’informations par courrier.
Il permet généralement :
- Une meilleure collecte d’informations,
- De réaliser une première évaluation
de l’opportunité de la demande de subvention,
- De se faire connaître du financeur d’une façon
moins « administrative » que par courrier.
Quelques conseils de base méritent d’être
respectés pour ce premier entretien :
- Avant d’établir le contact, clarifiez ce que
vous attendez de ce contact (types d’informations, supports
écrits, rendez vous avec un décideur, …)
- Rédigez éventuellement la liste des questions
que vous souhaitez poser pour vous y référer en
cas d’oubli en cours d’entretien,
- Demandez systématiquement à votre interlocuteur
son nom et ses coordonnées et notez les,
- La recherche d’informations est un bon prétexte
pour établir le contact,
- Demandez autant que possible des supports écrits
concernant les modalités de dépôt du dossier.
B. Le dépôt
du dossier
Quelques conseils :
- Vérifier que le dossier est complet.
- Respectez scrupuleusement les dates de dépôt
si elles existent.
- Le cas échéant, ajoutez les pièces
qui vous semblent intéressantes.
- En cas de pièces annexes, identifiez les pièces
obligatoires et les pièces annexes.
- Si le dossier est long, n’hésitez pas à
en rédiger une synthèse claire et explicite.
- Il est rarement nécessaire d’envoyer le dossier
en recommandé (sauf en cas de demande expresse du financeur).
En revanche, n’hésitez pas à téléphoner
quelques jours après l’envoi pour vous assurer
qu’il est bien arrivé à destination.
- Dans le cas où plusieurs intervenants seraient impliqués
dans la prise de décision concernant votre demande, demandez
à l’instructeur s’il est souhaitable de le
communiquer à plusieurs d’entre eux et, le cas
échéant, envoyez un dossier à chacun.
- Si la possibilité vous est offerte de l’envoyer
par message électronique, privilégiez ce moyen
: gain de temps, coût d’envoi plus faible…
C. Le suivi de la demande
Conseils :
- Assurez vous que le dossier est bien parvenu au financeur,
- Indiquez au financeur le nom de l’interlocuteur au
sein de l’association. Assurez vous que cet interlocuteur
est facilement et rapidement joignable et qu’il est bien
informé du projet,
- Si ce n’est déjà fait, demandez le nom
et les coordonnées d’un interlocuteur chez le financeur,
- En cas de demande d’informations complémentaires
relatives au dossier, réagissez rapidement,
- Ne harcelez pas le financeur en lui communicant sans cesse
des compléments d’informations ou des demandes
d’informations intempestives.
D. le suivi après
réponse du financeur
Cette étape est malheureusement quasi inexistante de
la part des associations.
1. En cas de refus
Il est intéressant de prendre contact avec le financeur
pour s’enquérir des raisons du refus (raisons de
forme, de fonds, budget dépassé…).
2.
En cas d’obtention de la subvention
Dans le cas où la subvention a fait l’objet d’une
convention avec le financeur, il est INDISPENSABLE de prendre
connaissance des obligations qui vous incombent et de les communiquer
à tous les acteurs de l’association.
Il vous faut établir des bilans périodiques des
réalisations de l’association en lien avec la subvention.
Même si le financeur ne vous le demande pas systématiquement,
il est préférable de réaliser une note synthétique
sur l’avancement du projet financé.
Garder
une trace de la démarche de demande de financement
A. En quoi
elle consiste
Cette étape consiste à noter et à
classer l’ensemble des informations collectées au
cours de cette démarche.
Elle a pour but de :
- Faciliter le travail pour les demandes ultérieures,
- Capitaliser les connaissances acquises par l’association,
- Faciliter la transmission d’informations entre les responsables.
B. Qu’est
ce qu’elle concerne
La réalisation de ce suivi après réponse
concerne plusieurs types d’informations :
- Les noms, fonctions et coordonnées des
interlocuteurs,
- Les différentes aides répertoriées au
cours de la phase préparatoire,
- Les étapes suivies lors de la demande de subvention,
- Les difficultés rencontrées,
- Les dossiers effectués…
Attention : ne pas oublier de conserver une copie
du dossier transmis au financeur. Il peut vous demander des informations
complémentaires en se référant à certains
aspects du dossier.
